Beneficios de la digitalización de documentos

Son varios los beneficios de convertir un archivo físico en uno digital. Aquí enumeramos algunos de ellos:

CONSULTA DOCUMENTAL

  • Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
  • Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.
  • Incremento en la productividad del personal.
  • Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

ARCHIVO FÍSICO

  • Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
  • Reducción de riesgos por pérdida de documentos.
  • Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
  • A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL

  • Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.
  • Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.
  • Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD

  • Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
  • Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados
Para alcanzar estos beneficios los invitamos a conocer la funcionalidad de Digitalización de Trebol en el siguiente link.

Fuente

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